I svært mange forskjellige situasjoner, kan kundene trenger å kommunisere med bedrifter eller produsenter som de har gjort forretninger. Men når det gjelder tid til å sende en epost til kundeservice, kan enkelte individer føler stakk. Spørsmål som ofte oppstår om hvordan å lage disse brevene i e-form, siden de pleide å bli gjort på papir, og hva slags konvensjoner eller protokoller oftest gjelder en kundeservice forespørsel. Selv om dette varierer etter næring, region og kultur, er det noen felles retningslinjer for å sørge for at kundeservice e-post er effektive. Her er noen av de beste retningslinjer fra dem som har jobbet med denne typen oppgaven før.
Trinn
Skrive din e-post til kundeservice
- 1Sjekk nettsiden. Sørg for at selskapet ikke har allerede løst ditt problem eller bekymring før du sender en individuell e-post. Dette sparer alle tid og krefter, og er ofte høyt verdsatt av det aktuelle selskapet.
- Mens du surfer på nettsiden, se etter de mest effektive kanaler for kommunikasjon. Dette kan eller ikke kan være e-post. Mange selskaper tilbyr telefonsupport eller andre levende alternativer for støtte, eller ekstra kundeservice arenaer som en postbrev boks.
- 2Se etter spesifikke verktøy på nettet. Mange selskaper tilbyr individuelle e-verktøy for saker som sporing, avkastning eller produktstøtte. Det kan være mye mer tidsbesparende å bruke verktøyene enn det er å rulle av en standard e-post til en generell innboksen på selskapet. I tillegg kan ignorere de medfølgende kommunikasjonsmidler gjør din kundeservice eposter ta lengre tid å få et svar.
- 3Inkluder informasjon som identifiserer din kundeservice e-post. Selskapet vil trenge å vite hvilke produkter eller tjenester du har kjøpt, samt kjøpsdato og resulterende tidslinjen. De kan også trenge å vite ting som hvor du bor og mengden av produkter kjøpt. Pass på at alt dette er i din kundeservice e-post.
- 4Bruk en passende tone. Noen eksperter påpeker at kundeservice eposter skrevet uten hensyn til etikette kan bli oversett eller på annen måte ikke være veldig effektiv. Prøv å holde en stil å skrive som viser et nivå på utdanning og kunnskap, og samtidig unngå unødig provoserende uttalelser.
- 5Be om konsesjoner direkte. Mange erfarne kundeservice brev forfattere er enige om at det er best å være foran om hva du forventer fra et selskap. Selskapet kan eller ikke kan godta dine krav, men å sørge for at du har oppgitt denne informasjonen klart vil bidra til kundens representanter forstå perspektiv og hvor du står i forhold til oppløsning for et eksisterende produkt problemer eller andre kundeservice bekymringer.
- Lær mer om selskapets policy. Når du gjør forespørsler, kan du først forskning for å se hva slags krav vil trolig være godt mottatt. Det er opp til deg hvordan å håndtere en kunde tjeneste problemet, men å forstå den posisjonen selskapet vil hjelpe deg å gjøre din kommunikasjon mer effektiv.