Wkuno

Hvordan sende en professor

De fleste lærere er e kunnskapsrike, og de har visse forventninger til meldingene de mottar fra studenter. Hvis læreren tittel er "Assistant Professor", "førsteamanuensis" eller "Professor" du bør bruke standard beskrevet nedenfor. Titlene "foreleser", "besøker assisterende professor," eller "Gjesteforeleser" vanligvis utpeke undervist og skriftlig til lærerne på dette nivået bør du bruke samme standard. Disse professorer og instruktører sannsynligvis kommer til å være "kommunikasjon" savvy, uansett hvor flinke de er til å bruke teknologi, og vil forvente en elevs nivå av kommunikasjon for å reflektere profesjonalitet og riktig tone. Vi vil hjelpe deg å forstå disse forventningene.

Trinn

Hvordan sende en professor. Pass på at e-post er virkelig den beste måten å kommunisere problemet.
Hvordan sende en professor. Pass på at e-post er virkelig den beste måten å kommunisere problemet.

Skrive en e-post til en professor

  1. 1
    Les pensum. Ofte ganger, har spørsmålet du ønsker å spørre allerede besvart i materialet professoren har gitt i begynnelsen av klassen. Be om en professor gå gjennom dette igjen gjør at du ser ut som du ikke er en seriøs student og bare skade din sak.
  2. 2
    Pass på at e-post er virkelig den beste måten å kommunisere problemet. E-post er ofte mye mer tidkrevende enn en faktisk samtale. Det tar vanligvis lengre tid å skrive ord-behandlet tekst enn å si det. Og selv om e-posten er kort og raskt for deg å distribuere, kan svaret som du spør være tidkrevende for professoren. For eksempel, e-post en professor til å spørre "hva gjorde jeg savner?" er ikke kult. Du er i utgangspunktet forventer professoren å ta seg tid til å skrive opp en hel klasse for deg. Også, ikke e-post å spørre om karakterene dine. I hvert fall i USA, FERPA lover mener har mange universiteter instruert professorer ikke å sende grade informasjon via e-post. (Pluss karakterene er bedre diskutert i person. Gå til professorens kontortiden eller gjøre en avtale hvor du kan sitte ned sammen og gjennom arbeidet ditt. Da professoren kan vise deg nøyaktig hvor i oppdraget falt du kort. Også er du mer sannsynlig å komme over så interessert i å lære heller enn å være en karakter grubber bare sutring for å få ekstra poeng.) Når det er mulig, prøv å ha en "live", synkron samtale med professor din. En generell regel-tommel er: Hvis det kommer til å ta din professor lenger tid å skrive ut et svar på e-posten din enn å si det, revurdere din bruk e-post. Benytt deg av professorens kontortid - du kan ringe og / eller møt opp - og mest sannsynlig få en umiddelbar respons. Eller, hvis kontortiden ikke fungerer for deg, gjøre en avtale for å besøke enten via telefon eller ved personlig på et annet tidspunkt. Reserve email for korte børser.
  3. 3
    Bruk din akademiske konto. Folk er oversvømt med e-poster hver dag, og ved å bruke skolen din konto, vil du ha en bedre sjanse til å unngå spam-filter, eller professor hoppe rett over e-post, fordi det er fra en ukjent adresse.
  4. 4
    Inkluder en meningsfull emnefeltet. Selv om dette er sant for hver e-post du sender (som du ønsker å bli lest), er det spesielt viktig når du prøver å kommunisere med noen som dagen er travelt nok som det er.
    • Hvis professor ikke allerede har en foretrukket konvensjonen, deretter en god standard er å starte med kurs avdeling, antall og § (eller dag og tid selvfølgelig), og deretter emnet i e-posten. For eksempel, "PSYC100 Seksjon XX: Spørsmål om datainnsamling for prosjektet" ville være en utmerket måte fylle i emnefeltet. Med din faglige konto og godt tittelen emne, kjenner professor hvem du er og hva du vil, selv før du klikker på "Åpne". Denne informasjonen hjelper professoren organisere og prioritere student e-poster. Inkludert delen info er spesielt viktig for professorer som underviser flere deler av det samme kurset. Hvis du ikke husker ditt seksjonsnummer, så gi den dag og tid kurset møter (PSYC1001 MW @ 14:00). Navngi gjenstand for kurset kan være nesten like ubrukelig som en tom e-post, tenk hvis en god del av jobben din var forsker og underviser psykologi emner, og en e-post ankommer i innboksen din med tittelen "psykologi."
    • Aldri sende en melding uten emnefeltet.
  5. 5
    Bruk alltid en hilsen. Ikke begynne med "Hey" eller lignende talemåter. Generelt sett bør du bruke "Kjære Professor Last-navn." Hvis instruktøren ikke har en doktorgrad, husk at "Mrs." passer bare for gifte kvinner som foretrekker det (og at mange kvinnelige akademikere ikke ta sin manns navn). "Ms" er tryggere, spesielt hvis du ikke vet instruktørens ekteskapelig status, og er ofte foretrukket uansett.
    • Hvis han eller hun signerer svaret med et fornavn, er det likevel best å ta ham eller henne som "Dr. Siste-name" eller "Professor Siste-name" i en e-post. Ikke bruk professorens fornavn mindre du har fått eksplisitt invitert til å gjøre det. Og vær så snill, stave professorens navn riktig.
  6. 6
    Kort og høflig begrunne hvorfor du sende e-post. Tilbyr bare så mye informasjon som er relevant for situasjonen og vil trolig interessen professoren. Kom til poenget med en gang. Mens dokumentet prøver i denne wikien starte med forfatteren gir hans eller hennes navn i selve meldingen, er at faktisk en dårlig måte å begynne. Professoren bør allerede vet navnet ditt fra e-overskrifter og fra signaturen i meldingen. Så ikke bare er slik informasjon overflødig, men det gjør også at du høres ut som en 8-åring å skrive til hans eller hennes første brevvenn hvis du begynner "Hei. Mitt navn er...." I stedet får til poenget med hvorfor du skriver. Sørg for å inkludere navnet eller nummeret av kurset (inkludert seksjon info) som du skriver om, i e-posten samt i emnefeltet. Denne informasjonen er verdt inkludert i selve e-posten fordi noen e-postprogrammer, for eksempel Gmail, ikke viser emnet når du forlater innboksen.
  7. 7
    Hvis du sender med et problem, foreslå en løsning. (Se tips nedenfor.) Vis hensyn, men av hvordan løsningen kan skape merarbeid for professoren.
  8. 8
    Signere den med ditt navn. Bruk fornavn og etternavn, og selv om du vet at professor kjenner deg ved navn, inkludere kurs og § informasjon under navnet ditt. Du vil redde henne å måtte finne ut hvilken kurs og avsnitt du snakker om hvis hun trenger å lete opp noe om kurset for å svare på spørsmålet ditt
  9. 9
    Les det over. Hvis du ikke har stavekontroll på e-post, så kan du kopiere meldingen, lime den inn i et tekstbehandlingsprogram, og kjøre stavekontroll der. Tenk ikke bare mekanikk, men også hva du har sagt. Tilstrebe en høflig tone, konsist språk, og klart formål.
  10. 10
    Hvis problemet er nærtagende eller e lang, spør noen andre til å lese den, også. Spør om leseren ville bli fornærmet av en slik e-post hvis det var rettet mot ham eller henne.
    • Foreta eventuelle nødvendige endringer, og sende til professor.
  11. 11
    Gi tilstrekkelig tid til et svar. Se tipsene nedenfor om hvordan man skal møte en professor manglende evne til å svare. Hvis du sender bare en opplysning ("Jeg har influensa og vil ikke være i klassen på tirsdag, men Sue vil snu i papir mitt for meg."), Så professoren ikke kan vurdere et svar nødvendig. I dette tilfellet, er du ferdig.
  12. 12
    Når et svar har blitt mottatt, erkjenne det. En enkel "Takk," kan være nok. Hvis det er nødvendig, skriver en mer omfattende e-post med de samme retningslinjene for å oppnå en profesjonell effekt. Dersom saken ikke blir tilstrekkelig løst via e-post, så be om en avtale for å møte på personen.

Tips

  • Prøv å kontakte en peer først dersom formålet med e-posten din er å finne ut hva du savnet når fraværende.
  • Bruker ordene "please" og "thank you" - de virkelig hjelpe og er universelt verdsatt.
  • Følge opp. Hvis mer enn noen få dager har gått, og du har ikke fått noe svar, så er det riktig å høflig be om professoren mottatt e-post og hatt tid til å vurdere hva du skrev. Det kan være mer effektivt å følge opp på telefon eller ved et kontor besøk. Den squeaky hjulet får fett, så ikke vær redd for å snakke opp eller sende en påminnelse.
  • Erkjenne at anmodninger som kan ta bare noen få sekunder til å skrive og sende kan ta mye lengre tid å oppfylle. Hvis du ønsker en karakter beregnes, eller en full oversikt over hva du gikk glipp av i løpet av et fravær, eller noe annet som kan være arbeidskrevende, deretter tilbud om å komme til arbeidstid hvis professoren foretrekker.
  • Å være høflig betyr ikke å være en pushover. Hvis du har et behov, gjøre det kjent. Selv om du ikke bør gjøre et krav, kan du sikkert komme med et forslag. For eksempel, hvis du har kirurgi planlagt på dagen i finalen, så bør du gjøre mer enn bare å oppgi konflikt. Du bør tilby å ta eksamen tidlig, be om en ufullstendig, tilbud om å sende inn et avsluttende prosjekt i stedet for eksamen, eller presentere hva andre idé du tror vil løse problemet til alles tilfredshet. Sørg for å være åpen for andre forslag, som professoren kan ha ideer om hans eller hennes eget.
  • La det være nok tid for et svar. Noen professorer fungerer ikke på campus hver dag og kanskje ikke har tilgang til Internett hjemme, så du må kanskje vente noen dager.

Advarsler

  • Skrive "Jeg mener ikke å være uhøflig" opphever ikke uhøflighet andre steder i e-posten.
  • Ikke spør "hvis" du gikk glipp av noe på en dag du var fraværende. Selvfølgelig gjorde du!
  • Ikke bruk uttrykket ASAP (som i "Vennligst komme tilbake til meg ASAP") eller andre variasjoner av denne setningen.
  • Selv om du kan se dine professorer bare i klassen undervisning noen timer per uke, husk at de har andre kurs og mange ikke-pedagogiske ansvar som en del av deres arbeidsoppgaver. Dine bekymringer er og bør være viktig for dem, men de kan ikke være i stand til å løse dem på nøyaktig øyeblikk du vil de skal.
  • Ikke send alle dine professorer som en gruppe med mindre situasjonen er akutt.
  • Ikke begynne en samtale med en professor ved å spørre, "Fikk du e-posten min?" Din professorer får mange e-poster og kan ikke umiddelbart huske dem alle akkurat når du spør. I stedet sier: "Jeg sendte deg en e-post i går ettermiddag om XYZ. Har du et øyeblikk til å snakke om det nå, eller kan jeg komme til kontoret senere?" Hvis det er en stor klasse eller tidlig i semesteret før en professor har lært alle elevenes navn, så du kan ha for å minne ham eller henne om navnet ditt.
  • Pass på at du har sjekket alle materialer som du allerede har blitt gitt for å se om du kan svare på ditt eget spørsmål.
  • Hvis du har en klage eller har sterke negative følelser som du prøver å løse, deretter e-posten er sannsynligvis ikke det beste avenue. Du må ha en samtale med professoren, og e-post er bare én vei (om gangen). Du kan sende til fortelle din professor at du føler behov for å snakke om saken og be om å sette opp et kontor besøk eller telefonsamtale, men det er best å ikke skrive noe som du kan angre på senere.