Hvis du er vant til å bruke e-post for å fange opp med venner, skrive en formell e-post kan føle seg ganske fremmed for deg. Det er ikke helt det samme som å skrive en forretningsplan brev, men det er definitivt et stort skritt i riktig retning. Klarhet, conciseness og være korrekt er nøklene! For å skrive en formell e-post, følger disse retningslinjene.
Trinn
Skrive din e-post
- 1Bruk en nøytral e-postadresse. Din e-post adresse skal være en variant av ditt virkelige navn, ikke en brukernavn eller kallenavn. Bruk punktum, bindestrek eller understrek å sikre en e-postadresse som er bare ditt navn, uten ekstra tall eller bokstaver, hvis du kan.
- Bruk aldri en uprofesjonell e-postadresse. Ingen vil ta deg seriøst hvis din svar til er monsigneur.harry.manback @ slip'nslides. Net.
- 2Bruk en kort og presis emnefeltet. Unngå å si for mye i emnefeltet, men sørg for at det gjenspeiler innholdet i e-posten til en person kjent med deg. Hvis det er mulig, inneholde et søkeord som vil gjøre e-innhold enklere å huske og / eller søk etter i en overfylt innboks. For eksempel, "Møte 12. mars" er spesifikke nok at e-tema ikke vil bli tatt for noe annet, men ikke så konkret som å være distraherende (ex. "Schedule, Guest List, Lunsj forespørsler, og Møte Oversikt for 12 mars ").
- 3Bruk en skikkelig hilsen. Adressering til mottakeren ved navn foretrekkes. Bruk personens tittel (Herr Fru Frøken eller Dr.) med deres etternavn, etterfulgt av et komma eller et kolon. Alternativt kan du gå forut for hilsen med «Kjære..." (Men "Hei..." er akseptabelt i tillegg). Ved hjelp av et etternavn er mer formell og bør brukes med mindre du er på fornavn vilkår med mottakeren. Hvis du ikke vet navnet på personen du skriver til (men du bør prøve og finne en) bruke "Kjære herr / fru" eller "Kjære herr eller fru" etterfulgt av et kolon.
- 4Introduser deg selv i første ledd (om nødvendig). Også hvorfor du skriver, og hvordan du fant den personens e-postadresse eller muligheten du skriver om. Ex.
- Mitt navn er Earl Rivers. Jeg kontakte deg for å søke om administrativ assistent stilling notert på CareerXYZ.com.
- Mitt navn er Arlene Rivers. Jeg skriver om trafikken sitat jeg fikk den 31. desember 2009. Jeg fikk e-post adressen til Westchester County Clerk nettside.
- 5Skriv selve meldingen. Sørg for å få poenget uten springende, hvis det er oppfluffing kan leseren blikk over de viktige detaljene. Prøv å bryte opp meldingen inn i avsnitt etter emne å gjøre meldingen mer logisk og fordøyelig.
- E-posten bør ikke være mer enn fem avsnitt lang og hvert avsnitt skal ikke være mer enn fem setninger lang.
- Sett inn et linjeskift mellom hvert avsnitt, innrykk er ikke nødvendig, og vil trolig gå tapt under e-overføringen uansett.
- Sørg for å unngå uformell skriving.
- 6Bruk riktig form av leave-taking. Dette vil avhenge av graden av intimitet med mottakeren. Eksempler på dette er:
- Med vennlig hilsen,
- Yours hjertelig,
- Respekt,
- Best,
- 7Signere med fullt navn. Hvis du har en jobb tittel, ta dette med i linjen etter navn, og skriv inn firmanavn eller nettside i linjen etter det. Hvis du ikke har en jobb tittel, men du har din egen blogg eller nettside relatert til innholdet i e-post, inkludere en kobling til at under navnet ditt. Hvis e-posten er om en jobb, bare inkludere en karriere-relatert nettside eller blogg, ikke hobbyer eller interesser.
- 8Korrekturlese melding for innhold. Pass på at du ikke har utelatt noen viktige detaljer (eller gjentatt selv). Lese e høyt eller spørre noen til å korrekturlese det er en fin måte å få et annet perspektiv på det du har skrevet.
- 9Korrekturlese melding for staving og grammatikk. Hvis e-postleverandøren ikke gir allerede staving og grammatikk alternativer for deg, kopiere og lime inn e-post i en tekstbehandler, revidere den om nødvendig, og kopiere og lime den tilbake i e-posten.