Organisasjonen er nøkkelen for business så vel som personlig bruk. Uansett hvem du er, er det viktig å ha gode organisatoriske evner, spesielt når du arbeider med dokumenter - som alle av oss gjør på enkelte punkt. I dagens verden, er organisasjonen gjort enkelt for oss gjennom bruk av datamaskiner og elektroniske arkivsystemer. Selv om dette verktøyet er tilgjengelig for oss, kan vi fortsatt trenger litt hjelp til å bruke den til den største fordelen. Hvis dette beskriver ditt forhold til elektronisk innlevering, kan følgende retningslinjer være gunstig.
Trinn
- 1Bestem hvilken informasjon du ønsker å organisere elektronisk.
- 2Lag en hoved elektronisk mappe som vil holde alle andre knyttet til sett av informasjon du ønsker å organisere. Du kan velge å kalle denne mappen hva du vil, men vil de fleste datamaskiner har en grunnleggende standard oppsett av mapper inkludert Mine dokumenter, Mine bilder, Min musikk, etc. som kan være nyttig for dette formålet. Hint - når merking mapper, prøver å være så kortfattet som mulig, å bruke minst mulig av ord som klart vil formidle hva mappen inneholder.
- 3Avhengig av hvor mye informasjon som du ønsker å organisere, kan du også opprette undermapper i hovedmappen. For eksempel, hvis du prøvde å organisere skatter elektronisk, kan du merke de viktigste mappen "skatter" og hver undermappe etter år. Denne type mappe-undermappe organisasjonen vil holde filene i rask og enkel tilgang.
- 4I mappene, er det best å inkludere datoer på alle dokumenter, og ordne dem kronologisk etter slikt. Det kan være lurt å inkludere dato av dokumentet i filnavnet også.
- 5Sørg for å fortsette å sikkerhetskopiere filene dine til en disk, helst hver tredje til fjerde uke.
- 6Som din elektronisk arkivsystem vokser, vil du trenger for å holde den oppdatert ved å flytte dokumenter til en disk som ikke lenger er tilgjengelig regelmessig. Ved å eliminere dette rotet, vil det være lettere for deg å bruke arkivsystem mer effektivt.
Tips
- Når dating filene dine, er det best å bruke formatet - year.month.day. f.eks 2010.09.29 å holde orden på dem. Du kan hvis du foretrekker glipp av prikkene og tallet så det ender opp bare 100929.
- Mens du arbeider mer med elektronisk arkivsystem, vil du oppdage hva som fungerer best for deg og dokumentene du ønsker å organisere. Det viktigste aspektet ved organisasjonen er funksjonalitet, så det er viktig for deg å justere disse retningslinjene for å passe din definisjon av "usability".
- Prøv å holde mappene ikke dypere enn tre dyp, vil dette være tilstrekkelig for de fleste hjem og forretningsformål.