Wkuno

Hvordan organisere deg selv ved hjelp av Microsoft Outlook

Hvordan du kan frigjøre tid ved å være organisert i Microsoft Outlook. Dette krever disiplin, men det meste organisering av programmet og hva du gjør med de verktøyene.

Trinn

Hvordan organisere deg selv ved hjelp av Microsoft Outlook. Det første som må gjøres er å slå av ny e-postvarsling.
Hvordan organisere deg selv ved hjelp av Microsoft Outlook. Det første som må gjøres er å slå av ny e-postvarsling.
  1. 1
    Det første som må gjøres er å slå av ny e-postvarsling. For å gjøre dette, Trekk ned Fil-menyen, velg Verktøy, deretter Alternativer. Opsjons vinduet vil åpne. I kategorien Innstillinger klikker du på "E-post Options"-knappen. I alternativene vinduet som åpnes, klikk på "Avansert e-post Options"-knappen. I alternativene vinduet som åpnes, ser du i "Når nye elementer ankommer i innboksen min"-delen. De markerer alle alternativene.
  2. 2
    Gjør kalenderen din standard visning i outlook. Det vil gi deg en oversikt over planlagt arbeid for dagen. Å sette kalenderen som standard visning, dra ned Fil-menyen, velg Verktøy, og velg deretter Alternativer. I Alternativer-vinduet, velg "Annet"-kategorien, og klikk deretter på "Advanced Options"-knappen. I "Avanserte alternativer"-vinduet, lookin i "Generelle innstillinger", og klikk på bla. Den velger mappen vil åpne. I "Velg mappe"-vinduet, velg "Kalender" og klikk OK tre ganger.
  3. 3
    Å inkludere oppgaver i standard vinduet, trekker ned filen og velg Vis og velger Oppgaveblokk.
  4. 4
    Hvis du vil vise bare oppgaver på grunn i dag, trekker ned filen og velg visningen, velg deretter "oppgave pad view", velg deretter "dagens oppgaver".
  5. 5
    Planlegg en bestemt tid hver dag for å vise e-posten. Sett 2 til 3 ganger om dagen for å jobbe med din e-post, og ikke se på dem på noe annet tidspunkt. E-post er en distraksjon og holde deg fra å få virkelige arbeidet.
  6. 6
    Når du leser e-post, alltid rydde innboksen. Det bør aldri være noe igjen på slutten av e-posten økten. Å rydde innboksen din, må du bestemme hva du skal gjøre med hver e-post. Du har fire valg: Slett, utsette, delegere, eller gjør.
  7. 7
    Hvis du har jobbet med e-post, slette den.
  8. 8
    Å utsette en e-post, opprette en oppgave ved å dra epost til oppgaven knappen i nedre venstre hjørne av outlook. En oppgave vil automatisk bli opprettet, velg en startdato og klokkeslett og en forfallsdato og tid, og deretter lagre den.
  9. 9
    Å delegere en e-post, opprette en oppgave og tildele oppgaven til en annen person eller videresende e-posten til en annen person.
  10. 10
    Det siste valget er å gjøre hva oppgaven er at e krever. Hvis du gjør det, må du slette den fra innboksen eller flytte den til en personlig mappe hvor du oppbevarer gamle utdelt-med e-post.
  11. 11
    Å sette av tid i kalenderen din, dra og slippe en e-post på kalenderen knappen i nedre venstre hjørne av outlook. En innkalling vil åpne. Angi klokkeslett og dato du ønsker å blokkere, og deretter lagre den. En kopi av e-posten vil bli inkludert med møteinnkallingen. Slett e-post fra innboksen eller flytte til en personlig mappe.

Tips

  • Det viktigste er å ikke være en slave av din e-post. Ved å slå av den nye e-postvarsel og bruke kalenderen som standard visning, kan du holde fokus på arbeidet ditt.